تتراكم علينا المهام في أحايين كثيرة، ويسبب لنا هذا التراكم حالة من الإرباك والفوضى التي تعيق الانجاز فكيف ننتصر على هذا التزاحم في جدول المهام ونعيد جدولتها بطريقة فاعلة وعملية.
إن أول خطوة ينصحك بها الخبراء تفريغ المهام من ذهنك بوساطة كتابتها في ورقة أو في أي مذكرة على الهاتف أو الحاسوب وقم بتفريغ كل المهام العالقة في ذهنك بغض النظر عن أهميتها.
وبعد التفريغ ابدأ بالتصنيف، ومن الطرق المشهورة في تصنيف المهام التصنيف الرباعي' عاجل ومهم، ومهم غير عاجل، وعاجل غير مهم، وغير مهم ولا عاجل'.
وبعد التصنيف الرباعي قم باختيار ثلاث مهمات وابدأ بالعمل عليها وابدأ بتنفيذ مهمة من الثلاثة المهمات وبعد انجازها انتقل إلى الثانية، وفي هذه المرحلة يمكنك تصنيف الثلاث المهمات على النحو الآتي:
مهمة منجزة – مهمة قيد التنفيذ- مهمة مطلوبة، وكلما انجزت مهمة أضفها لقائمة المنجزات و أضف مهمة اخرى إلى قائمة المهمات المطلوبة وبهذه الطريقة تتحرر من ضغط الشعور بالحاجة الى انجاز عدد كبير من المهام في وقت واحد، وفي نفس الوقت تشعر بالتعزيز الإيجابي كلما شاهدت تزايد المهام في قائمة المهام المنجزة.
